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作業の質とスピードを上げるための4つの方法。 やることを書き出して「5秒ルール」「ポモドーロテクニック」を使う。

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どもー♪ のり(@norinori0107@norinori_sub)です!

僕は基本的に仕事は自宅でしています。

作業効率を上げるために色々と気を付けていることが4つあります。

色々と試行錯誤をして辿り着いたんですが、明らかに昔よりも効率が上がって、他の事に費やせる時間を確保できるようになりました

今回はその方法を紹介します。
とても簡単なことで今すぐにでも出来るので試してみてください!

やることを書き出して作業スピードを上げる

まず最初にすることは「やることを書き出す」ということ。

これは以前「常に1番大切な作業をするホワイトボードのオススメの使い方!タスク処理・作業をこなすスピードが格段に上がる!!」に書いた事でもあります。

方法

使うのはホワイトボード。これに書き出すだけ。

例えばある一日。

作業の質とスピードを上げるために気を付ける4つの事。

ホワイトボードに作業内容を書き出します。

昔読んだ「100人に1人も実行していない「成功地図」の読み方―なぜ“上手くいく人”は、“さらに上手くいく”のか!」にはこう書かれていました。

  • 明日しなければならないことのうち、最も重要な事を紙に6つ書いてください。
  • いま書いた項目の大事なほうから番号を付けてください。
  • 明日になったら紙を見て、一番重要な仕事から始める。仕事を途中でやめないように。
  • それから2番目、3番目・・・とやってください。
  • 全部やり終えてなくても心配はいりません。
    常に1番大切な仕事をしているわけですから

    この方法をさらに細かくするのが僕の方法です。

    1つの作業内容をもっと細かく書いていきます。
    そのように書いたのが上の画像。

    このホワイトボードを壁のメッシュハンガーにかけています。

    ホワイトボードにやることを書いて横に掛ける。 作業の質とスピードを上げるために気を付ける4つの事。

    これで横を見手常にチェック!

    作業をこなしたら、その都度こなしたのを消していきます。

    やることを書き出すことのメリット

    やることを書き出すことのメリットは

  • やるべきことがハッキリとする
  • 何をすればいいのかを考えるのに時間を使わない

  •  です。

    自分のやることの細かい部分は分かっているようでわかっていないんですよね。
    また次の作業に行くときに案外時間使っているんです。

    「おし、作業終わった! 次は、え~っと、なにやろうかな。そうだあれやろう。じゃぁ、まずはこの作業かな」みたいな。

    結構無駄な時間を使っているんです。

    僕の方法で言えばホワイトボードを見れば一目瞭然。
    考える時間はほぼゼロ。

    さらに作業が終わるらへんでチラ見をしておけば、次にやる作業を把握できるので、作業が終わった瞬間に次の作業に移れる。

    本当にスピード感が全然違うのでこれだけでもやって欲しいです。

    5秒ルールをもちいて5秒のタイマーを使う

    5秒ルール」というのを知っていますか?

    これはメル・ロビンズが提唱した方法で世界的に有名になった方法。(The 5 Second Rule洋書)

    人間というのはやろうと思ったり考えても、5秒以上の時間があると「やらない理由」を考え出す。
    「まぁ今度でいいか」とか「でも今はYoutube見よう」とかを考え出してしまう。

    「5秒ルール」は行動を開始する時に5、4、3、2、1と、5秒数えてから行動を始めるというルールです。

    僕がこの「5秒ルール」に出会ったのがこの動画。


    たまたま見た動画だけど「5秒ルール」について話してくれています。

    まぁ、「本当かよ~w」とか「嘘っぽいなぁ」という感じもするけど・・・効果はあるっぽい。

    5秒に設定したキッチンタイマーを使う

    僕は自分で数えるのではなく、タイマーを使っています。

    5秒ルールをもちいて5秒のタイマーを使う

    5秒に設定したタイマー。
    このタイマーを目の前にあるPCモニターの下に置いています。
    常に見えてすぐに手に取れる場所です。

    「よし!やろう!」という状態になったら、タイマーをスタートさせる。

    これだけ!

    5秒後にピピピピピとなるので、作業スタート。

    この音が鳴ると気合が入るようになりました。
    自分の中で「音を聞く=やる気が出る」という図式が成り立ったんですよね。
    本来の「5秒ルール」とは違うかもしれないけど(笑)

    ちなみに使っているキッチンタイマーは100均で売っています。
    いつもこのブログで書いている「 100均 (ブログ記事一覧)」です。

    最初は携帯に付属されているタイマーを5秒に設定しようと思ったけど、スマホのタイマーまで辿り着くよりも目の前にあるキッチンタイマーのボタンを押す方が圧倒的に早いというのに気が付いたからです。

    多分、スマホをいじる間に5秒くらい時間がかかる。
    さらにスマホを開くとメールなど見たりしてしまう可能性もあって、結局やる気が減る。

    なので、「5秒ルール」を実践する場合は自分で数えるよりも、スマホなどのタイマーを使うよりも、別でそれ専用のキッチンタイマーを用意するのがオススメです。

    「やろう」「やろうかな」と思ったらタイマースタート!
    音が鳴ったら強制的に作業スタート!

    これです。

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    50分のタイマーをスタート

    かわいい キッチンタイマー トマトタイマー 1~60分 360度

    5秒ルールで5秒タイマーを使いました。

    それと同時に「50分のタイマーをスタート」します。

    これは、一区切りの時間を設けるために使っています。

    50分経ったら10分休憩。

    この方法で進めています。

    参考にしたのは「ポモドーロ・テクニック」です。

    ポモドーロ・テクニックとは

    ポモドーロ・テクニックとは

    大きなタスクが目の前にあるとき、タスクを短い時間単位に分割して取り組み、間に短い休憩をはさむだけ。脳を短時間に集中させる訓練にもなり、続けていけば、注意力や集中力も強化されます。

    というもの。

    その方法はとても簡単。

    1. 達成しようとするタスクを選ぶ
    2. キッチンタイマーで25分を設定する
    3. タイマーが鳴るまでタスクに集中する
    4. 少し休憩する(5分程度でOK)
    5. ステップ2~4を4回繰り返したら、少し長めに休憩する

    この方法を実践するためのアプリもたくさんあります。
    僕が使っていたのは「Be Focused 」というもの。

    この方法を知ったのは大好きなYoutuber 瀬戸弘司の動画。

    ポモドーロ・テクニックは合わなかった

    で、これを実践していたんですが、この方法は合わなかった!

    考え方自体はとても好きだけど、「25分作業→5分休憩」のサイクルというのが短すぎた。

    「調子の乗ってきた!」となってきたときにタイマーがなるというのが多くなってきたんですね。
    そのまま無視して続けていたんだけど、タイマーの音が邪魔で調子良くなってきたのが下がった。

    ポモドーロ・テクニックで推奨する(?)時間は僕には合わなかったようで自分に合う時間を探して辿り着いたのが「50分作業→10分休憩」でした。

    僕にとってはこの時間が一番合っています。

    スマホのタイマーを使う

    50分のタイマーを設定する必要があって、この時に使うのがスマホ。
    ポモドーロテクニック作業の質とスピードを上げるために気を付ける4つの事。

    50分に設定していたタイマーの画面を出して開始をタップ!!

    1つ前のの5秒ルールのタイマーを押したらor音が鳴ったら、50分のタイマー(スマホ)もスタートします。

    タイマーが鳴るまで作業に集中。

    これはかなり効果ある!

    タイマーをかけないとダラダラ作業しちゃうんですよね。
    区切りが全く無いから。

    タイマーのおかげで区切りが出来るし、休憩をすることで気分転換も出来る。

    区切りのある作業時間と小休憩」というのがかなり効果があるようです。ポモドーロ・テクニックの概念は役に立つ!

    時間は人それぞれ合う合わないがあるので、自分にあった時間を探し出してみてください^^

    作業中はケータイは見ない

    作業中は携帯は見ない。
    これも地味に重要。

    携帯は裏にして置いています。
    作業の質とスピードを上げるために気を付ける4つの事。

    表にしておくと通知などがあった際に画面が光るんですよね。

    作業中はPC画面を見ているけど、視界の端で光るのって気が散るんです。

    これが邪魔なので、スマホは裏返して画面が見えないようにしています。

    そして音は完全に消す機内モードにすることが多いです。
    画面をタップするの面倒な場合はマナーモードにしています。

    なんだかんだスマホって気になるツールなので、作業中は見ない!
    電源を切れば良いけど、電源を切るのも面倒だしONにするのも時間がかかって面倒なのでこれに辿り着きました。

    休憩の時にチェックするくらいがちょうど良いかなぁと。

    おわりに 作業の質とスピードを上げるために実践している4つの方法。

    これが僕の実践している「作業の質とスピードを上げるために実践している4つの方法」です。

    1. やることを書き出す
    2. 5秒のタイマーを使う
    3. 50分のタイマーをスタート
    4. 書き出したやることに集中して上から順にこなす
    5. 作業中はケータオを見ない

    これを実践して、確実に作業時間が早くなりました。

    最初の方は「こんなに早く出来たっけな?」と思うことも多かったです。

    作業効率を上げたい人、作業スピードを上げたい人、作業時間を短縮したい人。

    是非とも試してみてもらいたいです。

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