仕事や作業でやるべきことが多くなった時
何をすればいいのか分からない
どれから手をつければいいのか分からない
と思ったことはありませんか？
僕は昔はありました。
今では「やるべきことが多い時の対処法」をやることによって、何もできなくなる前に仕事も目標もやるべきことがハッキリと分かり確実に前に進めるようになりました。
今回はこの方法を紹介します。
これは仕事でも、練習でも、勉強でもなんでも応用が可能です。
この考えが少しでも役に立てば嬉しく思います。
やるべきことが多く動きが止まってしまう原因は何が重要かが分かっていない
やるべきことが多く動きが止まってしまう原因は
何が重要かが分かっていない
状態です。
何が重要かが分かっていないというのは「優先順位が付けられていない」という状態でもあります。
どれをやるべきかが分からなければどの作業から手をつけたらいいかわかりませんよね。
動きが止まってしまうのも当たり前です。
そのため、何が自分にとって重要度が高いかを把握する必要があります。
重要度をハッキリさせるために二つの方法を実践します。
何が自分にとって重要かを把握するために表に書き出す
何が自分にとって重要かを把握するためには表を作ると効果的です。
先日自分の仕事の重要度をハッキリするために作ったのがこちらの表です。
かなりぼかしていますが。。
僕は1つの仕事のみをやるタイプではなく、色々な仕事をやって複数の仕事を繋げていくタイプです。
でも色々とやるとどれに力を入れるべきかが少し分かりにくくなってくるんですよね。
どれも重要だしどれもやりたい。で、どれをやればいいんだ？
この表を作ると最終的にどれが重要で何をやるべきかが分かります。
【概要・まとめ】やるべきことが多い時の対処法。
先にこの方法のまとめの概要を書いておきます。
やるべきことが多い時の対処法。
- 仕事や作業の全部を書き出す（カテゴリーを作る）
- 自分が何を重要視するか、何を大切にするかを書き出す
- 5段階で数値をつける
- 数値を全て合計したのを見る
詳しくはここから説明していきます。
やるべきことが多くて何から手をつければいいか分からない時は、仕事や作業の全部を書き出す（カテゴリー）
まずはやるべき仕事、作業を全部書き出します。
カテゴリーを作ります。
僕の場合はカテゴリーを大きくわけると
です。
秘密1、2は気にしないでくださいね。
大きく分けたカテゴリーを細分化します。
例えば【ブログ】というカテゴリーでいえば、このブログの「のり部屋」などです。(表の一番上がのり部屋ではないです)
カテゴリーだけを見るとこのようになります。
| Music Life |
|---|
| 1 |
| 2 |
| ブログ |
| のり部屋 |
| 2 |
| Youtube |
| 1 |
| 2 |
| 秘密1 |
| 1 |
| 2 |
| 秘密2 |
| 1 |
| 2 |
まずは「何が重要かを知る・理解する」ことが大切なのでカテゴリーは細かいことまで書き込むのをオススメします。
カテゴリーを書き出したら次の作業に移ります。
やるべきことが多くて何から手をつければいいか分からない時は、自分が何を重要視するか、何を大切にするかを書き出す
次はとても大事な部分です。
横軸には「自分が何を重要視するか、何を大切にするか」を書き出します。
気にすることと置き換えてもいいかもしれません。
これは人それぞれ違うので答えは一つではありません。
僕の場合、横軸に書いた仕事で大切なことは(1部伏せます&バラバラにしていますが)
です。
タイトルは大雑把ですが、まぁなんとなくわかってもらえるかと思います。
| 事業の未来性 | 外注の未来性 | 収益･利益性 | 事業の楽さ度 | 顧客の継続性 |
|---|
「事業の未来性」は、この事業・作業の未来は明るいかな？という部分。
「外注の未来性」は、外注をした場合の未来はどうかな？外注できるのか？した方が良いのか？など。
「収益･利益性」は、お金がどれくらい入るかな？多いかな？少ないかな？という部分。
「事業の楽さ度」は、この仕事は大変かな？比較的楽にやれるかな？負担は少ないかな？という部分。
「顧客の継続性」は、何回も来てくれるかな？利用してくれるかな？という部分。
お仕事だとここらへんは気になる部分だと思います。
5段階で数値をつける
縦軸「仕事・作業のカテゴリー」、横軸「自分が何を重要視するか、何を大切にするか」ができて表ができました。
| 事業の未来性 | 外注の未来性 | 収益･利益性 | 事業の楽さ度 | 顧客の継続性 | |
|---|---|---|---|---|---|
| Music Life | |||||
| 1 | |||||
| 2 | |||||
| ブログ | |||||
| のり部屋 | |||||
| 2 | |||||
| Youtube | |||||
| 1 | |||||
| 2 | |||||
| 秘密1 | |||||
| 1 | |||||
| 2 | |||||
| 秘密2 | |||||
| 1 | |||||
| 2 |
縦軸と横軸が合わさった部分を5段階で数値をつけます。
例えば
「ブログののり部屋(当ブログ)の未来性はどれくらいある？」
「Youtubeの楽さは？大変？」
「楽器店の利益は？」
などを5段階で評価します。
実際に点数をつけてみたのがこちら
10段階でもいいんですが、少し曖昧になりやすいので1～5という5段階の数値がオススメです。
ざっくり判断した方が結果はハッキリと出ます。
次の作業で最後となります。
数値を全て合計したのを見る
最後に5段階評価をし終えたら横の数値を全て足します。（合計点を出す。）
今回の場合は6項目あったので、5段階評価をしたので最高点は30点です。
その中で合計点数の高いのをチェックします。
結果を見てみると上位3つは
ブログ1 ・・・ 24点
Music Life2 ・・・ 21点
ブログ2 ・・・ 20点
ということになりました。
この合計点の高いものが「自分にとって重要度が高い仕事･作業」ということになります。
「今後力を入れた方が良い仕事･作業」とも言えます。
やるべきことが多い時はやるべきことを絞る。
重要度が高い仕事が分かりました。
逆に数値を見ると数値が低いものもあります。
「重要度が低く、今後力を入れなくても良い(かも)」の仕事です。
重要度が低いのはやめるというのも大事でもあります。
「え、やめなくてもいいじゃん」
と思われるかもしれないですが、時間は有限です。
自分の体力・集中力のことも有限です。
優先度の高いこと、大事なことに時間を使うべきです。
あまりにも合計点が低い場合は必要がないことと割り切ってやらないというのも効果があるかと思います。
辞めることでできた時間を大事なカテゴリーに費やす方が効率は良いですよね。
もしくは現在の方向性ではなく、別の方向性や取り組み方を模索するべきとも判断ができます。
【例】Youtubeは辞める、もしくは方向転換をする
例えば今回の例でいうとYoutube。
全体的に数字は低く合計点も最低ラインです。
これは「今の路線だと全体的に良くない」を意味します。
力を入れるのをやめるか、もしくは方向性を変えるかですよね。
Youtube自体は魅力的なプラットフォームなので「Youtubeはダメ」というわけではなく、いまやっている方法、もしくは自分には合っていないと捉えるのが良いと思います。
現状のやり方だと優先度が低いという判断ができます。
目標のある夢や趣味でもあてはめることで効率よく前に進むことができます
ここまで例として出したのは仕事でしたが、この表は目標のある夢・趣味にも当てはめることができます。
僕は現在ギタリストとしても活動をしていますが、昔にこの表を使っていました。
例えば、「練習メニュー」「ライブ活動」「サポート活動」「楽曲のコピー」などなど。
その項目を「未来性」「大変さ」「支出」「ギャラ」など数値化しました。
思い出して表にするとこのようになります。
この表に基づいて「練習は〇〇を少し多めに時間を取ろう、××は少し減らしても良いかも」とか「このバンドのサポートはあまり意味なさそうだからやめよう」とか考えていました。
この中で何を重要視するかで評価はさらに変わります。
また人によって作る項目は変わってきます。
完全に趣味でお金のことを気にしないなら支出やギャラの項目は必要ありません。
これはギターに限らずスポーツでも何かしらの夢でもなんでも使えるので試してみてくださいね＾＾
あ、もちろん自分がどうなりたいかをしっかり考えておくとどう進みたいかもはっきりします♪
自分にとって重要度が高い仕事･作業を見極めて「正しい場所で、正しい方向で、充分な量をなされた努力は報われる」を実践する【林修】
「林修の仕事原論-壁を破る37の方法-」にはこう書かれています。
正しい場所で、正しい方向で、充分な量をなされた努力は報われる。
しっかりと正しい方向を見極めることは大事ですよね。
全ての事にエネルギーを使っているよりも、大事な事にエネルギーを使うほうが望む結果に辿り着ける
先日読んだ本で超オススメの本に「「エッセンシャル思考」」があります。久しぶりに大ヒットの本に出合えました。
今までの行動の無駄の多さに気が付けるし、自分のエネルギーをどう使うべきかに気が付けます。
全ての事にエネルギーを使っているよりも、大事な事にエネルギーを使うほうが望む結果に辿り着けます。
これを知るのと知らないのでは今後の人生を損して過ごすと断言できる。
それほど良いことが書かれています。
今回の記事でも書いてあることは当てはまります。
活字が苦手の人はマンガの「マンガでよくわかるエッセンシャル思考」がオススメ！
やるべきことが多い時の対処法。何もできなくなる前に仕事も目標もやるべきことがハッキリと分かり確実に前に進める方法。
「やるべきことが多い時の対処法。何もできなくなる前に仕事も目標もやるべきことがハッキリと分かり確実に前に進める方法。」というのを紹介しました。
改めて方法をまとめたのを掲載します。
やるべきことが多い時の対処法。
- 仕事や作業の全部を書き出す（カテゴリーを作る）
- 自分が何を重要視するか、何を大切にするかを書き出す
- 5段階で数値をつける
- 数値を全て合計したのを見る
この方法の良いところは「自分が頭の中での評価を可視化・数値化できる」ということです。
曖昧な良い悪い、大事かどうかではなく完全な数値で表した場合が表となり、数値を見たり合計点を見ると自分がどう思っていたのかが一目瞭然となります。
これをやるだけで「今自分は何をすべきか」「まず何から手を付けるべきか」がハッキリします。
また自分の中での優先順位も分かるので今後の進み方も大きく変わってくるかと思います。
この方法が少しでも役に立てば嬉しく思います。
是非お試しください。
最後に今まで書いた「仕事術」の記事を紹介して終わりたいと思います。
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